Jednostavna i precizna evidencija radnog vremena zaposlenika putem:

• Mobitela, kada se radnik fizički nalazi na geo lokaciji mjesta rada
• Terminala za čitanje kartica koji se nalazi u krugu firme ili drugim lokacijama
• Desktop aplikacije putem ručnog unosa boravka/odsutnosti od strane ovlaštene osobe

Za svaku evidenciju dolaska/odlaska putem mobitela ili terminala se upisuje geo lokacija evidencije koja se može pogledati na mapi. Evidencija putem desktop aplikacije se može raditi sa bilo kog mjesta koje ima pristup Internetu od strane ovlaštene osobe bez upisa geo lokacije evidencije.

Za svakog radnika se definiše da li treba da radi po:

•  Fiksnom radnom vremenu u fiksne dane
• Ili treba da radi po radnom kalendaru po potrebama procesa rada

Za radnike koji rade po fiksnom radnom vremenu se također može definisati da mogu da rade po radnom kalendaru. U tom slučaju se prvo gleda da li ima unos u radni kalendar za dan koji treba da se evidentira. Ako ima, taj raspored je važeći, a ako nema uzima se u obzir fiksno radno vrijeme i fiksni radni dani. Rad u dane za koje radnik nije predviđen da radi se ne evidentira kao radno vrijeme, nego samo kao nezvaničan boravak u firmi.

Svaka odsutnost tipa godišnji odmor, bolovanje, plaćeni dopust i slično se također automatski evidentira onako kako je to predviđeno fiksnim rasporedom rada ili rasporedom rada po radnom kalendaru tačno u one dane i za onoliko sati kako je to predviđeno za pojedini dan.

Vrste odsutnosti ili rada su prikazane ispod

• Odsutan privatno
• Odsutan službeno
• Godišnji odmor
• Državni praznik
• Vjerski praznik
•  Kvitanje
• Službeni put
• Plaćeno odsustvo
• Plaćeno odsustvo obrazovanje
• Plaćeno odsustvo dobrovoljno darivanje krvi
• Plaćena dnevnica po posebnoj odluci / prekid rada
• Sistematski pregled
• Bolovanje do 15 dana
• Bolovanje 15-42 dana
• Bolovanje preko 42 dana
• Bolovanje povreda na radu
• Bolovanje 100% naknada
• Porodiljsko odsustvo
• Pripravnost kod kuće
• Neplaćeno odsutstvo
• Neopravdani izostanci
•  Suspenzija
• Rad od kuće
• Redovan rad (plaćeno)
• Sindikalna dnevnica bez TO
• Vrijeme zastoja greškom poslodavca
•  Isključenje s rada (lockout)
• Prekovremeni rad (plaćeno)
• Rad u preraspodjeli (narađivanje sati)
• Kasniji dolazak
• Raniji odlazak
• Pripravnost kod kuće na državni praznik
• Nezvanični boravak u firmi

Unos odsutnosti tipa godišnji odmor, plaćeni dopusti, bolovanja, prekovremeni rad - plaćeni, prekovremeni rad – narađivanje sati, se unose kroz desktop aplikaciju od strane za to ovlaštenih osoba. Ovi unosi se mogu i stornirati i to samo od strane ovlaštene osobe kroz desktop aplikaciju. Druge evidencije u dane za koje su unesene gore pomenute odsutnosti, osim godišnjeg odmora, se ne mogu raditi u navedenom vremenu koje je zauzeto evidentiranom odsutnošću. Rad u vrijeme korištenje godišnjeg odmora se može evidentirati od strane ovlaštene osobe, direktnim unosom u šiht listu u desktop aplikaciji. Ti sati rada se automatski prebacuju u narađene sate radnika, koji se kasnije mogu koristiti kao kvitanje narađenih sati u šiht listi.

Pored evidencija odsutnosti ili prekovremenog rada i rada u preraspodjeli, postoji kompletna evidencija službenih putovanja uposlenika u zemlji ili inostranstvu sa kompletnim obračunom i printanjem programa i naloga za službeno putovanje.

Evidencije redovnog radnog vremena se mogu prekidati privatnim ili službenim izlascima, evidencijom rada na projektima ili nekom od ostalih vrsta odsutnosti. Svaki novi unos rada na drugoj lokaciji rada ili rada na projektu ili privatnog ili službenog odsustva, automatski zaključuje prethodni boravak na prethodnoj lokaciji rada. Sva evidentirana vremena boravka ili odsustva se zasebno evidentiraju i ne može doći do preklapanja vremena. Svi parcijalni dijelovi boravka ili odsustva se zbrajaju kao zbirno radno vrijeme za taj radni dan. Boravak u firmi danju ili noću se vodi posebno sa posebnim koeficijentima vrijednosti izrađenih sati. Isto vrijedi i za rad nedjeljom danju ili noću kao rad praznikom danju ili noću. Kontinuirani boravak ili odsutsvo sa prelaskom iz jedne vrste dana u drugu vrstu dana se automatski razdvaja.

Za svakog rukovodioca ili radnika se definiše koje radnike može da vidi i čiju evidenciju smije da mijenja ili odobrava. U vrijeme odsutstva rukovodioca postoji mogućnost izbora zamjenika koji automatski dobija ovlaštenje onoga koga mijenja za period za koji to treba da obavlja. Nakon isteka perioda važenja zamjene rukovodioca, prava zamjeniku se automatski ukidaju.

Svako kašnjenje na posao ili raniji izlazak s posla se evidentira prvo kao neplaćeni boravak i automatski se šalje mail rukovodiocu. Rukovodilac otvaranjem mail-a i klikom na link koji dobije u mail-u ima mogućnost prepravke tog odsustva u privatno, službeno ili neplaćeno odsutstvo.  Svaki raniji dolazak na posao i početak s radom se automatski evidentira kao narađeni sati. Isto vrijedi i za svaki kasniji odlazak s posla. Rukovodioc automatski narađene sate može ili stornirati ili za pojedine ili za sve radnike ukinuti opciju automatske evidencije narađenih sati po osnovu ranijeg dolaska ili kasnijeg odlaska.

Zbir evidentiranih sati rada u mjesecu se automatski razvrstava po vrstama sati za naplatu i izračunatim brojem toplih obroka srazmjerno broju provedenih sati u firmi. Takve sate rukovodilac poredi sa planiranim brojem sati u mjesecu i ovjerava ako je sve u redu, a podatke putem web servisa šalje ili u aplikaciju za obračun plaća u SAP ili kreira Excel dokument koji dostavlja kao gotov dokument u službu za obračun plaća u slučaju da firma koristi neku drugu aplikaciju za obračun plaća. Nakon pregleda i ovjere od strane rukovodioca evidentirani podaci boravka ili odsutnost, bilo da su evidentirani putem mobitela radnika ili putem čitanja kartice radnika na terminalu ili evidencijom kroz šihtnu listu u desktop aplikaciji, se više ne mogu mijenjati.

Evidencija prisustva zaposlenika na lokacijama rada ili projektima.      

Za firme koje imaju zaposlenike raspoređene na različitim lokacija mara ili na različitim radnim zadacima unutar jedne lokacije, teško je pratiti gdje je ko bio, gdje je ko trebao da bude, ili gdje će ko biti raspoređen, i na koje vrijeme. Aplikacija LoginToWork Vam nudi sada to dostupno na Vašem mobitelu.     

Aplikaciji LoginToWork je prioritet bio jednostavnosti unosa podataka u aplikaciju. Poslovođe na radilištima za svoje zaposlenike, ili radnici sami za sebe putem svog mobitela ukoliko su u području na kome postoji registrovana lokacija rada, evidentiraju svoj dolazak odnosno odlazak. Informacije su odmah, nakon unosa podataka u aplikaciju, dostupne svima koji imaju pravo pristupa aplikaciji.

Evidenciju prisustva zaposlenika na lokaciji rada ili projektu, se možete raditi za tekući dan kao evidencija ili za dane unaprijed kao planiranje rasporeda rad zaposlenika. Planiranje rasporeda zaposlenika je korisno za poslodavca u smislu, da se ne bi desilo da neki zaposlenik ostane neraspoređen, ili čak da se desi duplo planiranje jednog te istog zaposlenika na više od jedne lokacije rada istovremeno. Isto tako planiranje rasporeda, može biti korisno i za same zaposlenike, jer na taj način znaju svoj radni raspored unaprijed. Bitno je napomenuti, jedan zaposlenik može u istom danu biti prisutan i na više lokacija rada ili projekata. Unos na svaku novu lokaciju rada ili projekat, automatski zatvori boravak na prethodnoj lokaciji rada ili projektu.

Osim evidencije zaposlenika na lokacijama rada, aplikacija nudi i unos planiranih i realizovanih aktivnosti za svaki dan u formi teksta koji se upisuje u za to previđna polja. Broj stranica tekstualnog polja unutar jednog dana nije ograničen.

Također je moguće raditi evidenciju prisustva vozila/radnih mašina na radilištima po istom principu kako je to već opisano za evidenciju zaposlenika.     

Osim evidencije prisustva zaposlenika, mašina i vozila, moguće je voditi i evidenciju utroška materijala na dnevnom nivou.     

Svaki zaposlenik se na lokaciju rada prijavljuje preko svog mobitela, po principu jedan mobitel -  prijava za jednog zaposlenika. Za zaposlenike koji nemaju mobitel, prijavu i odjavu može raditi poslovođa direktnim unosom u aplikaciju na svom mobitelu. Svaki planirani dolazak zaposlenika na posao i planirani odlazak zaposlenika s posla, koji nije potvrđen prijavom preko mobitela ili ručno od strane poslovođe, se u evidenciji vidi kao tekst crvene boje (ukuliko poslovođa ne opravda ručno). Dolasci koji su se desili nakon planiranog i odlasci koji su se desili prije planiranog se oboje narandžastom bojom (ukoliko poslovođa ne opravda ručno). Dolasci koji su se desili prije planiranog i odlasci koji su se desili nakon planiranog se oboje zelenom bojom. Prijavama i odjavama zaposlenika na lokacije rada se automatski popunjava šiht lista za zaposlenike. U slučaju da zaposlenik iz nekog razloga nije došao na posao (godišnji odmor, bolovanje, praznik i sl.) postoji mogućnost ručne evidencije tih vrsta sati za te zaposlenike od strane ovlaštene osobe direktno u aplikaciji, kako bi se šiht lista kompletirala.     

Šiht lista, kao i većina drugih evidencija u aplikaciji se može skinuti u download folder u html formatu i otvoriti kao html document ili kao Excel document.     

Baza podataka se nalazi na Cloud-u, pa Vam stoga nije potrebna nikakva dodatna oprema, osim mobitela na kome je instalirana aplikacija. Aplikaciju mogu imati instaliranu i koristiti svi uposlenici jedne firme.     

Svaki registrovani korisnik (firma), dobija mogućnost kreiranja korisničkih prijava za svoje zaposlenike sa različitim nivoima ovlaštenja, kao što su:     

•  privilegija otvaranja korisničkih prijava i dodjela ovlaštenja, unos firmi koje rade za vas a čije evidenciju zaposlenika, mašina/vozila na radilištima pored vlastitih zaposlenika, mašina/vozila također možete da pratite  
• privilegija unosa/izmjene podataka zaposlenika  
• Privilegija unosa podataka tipa prekovremeni rad, rad u preraspodjeli radnog vremena, evidencija godišnjih odmora, dobrovoljnog davanja krvi, evidencija službenih putovanja sa koracima odobrenja  
• privilegija unosa izmjene podataka šifarnika radilišta, mašina/vozila, radnih mjesta, kvalifikacija     
• privilegija evidencije zaposlenika, vozila/radnih mašina, opisa posla, utroška materijala na radilištima     
• privilegija da zaposlenik može vidjeti samo svoj radni raspored

Prije nego se odlučite, da postanete registrovani korisnik, i aplikaciju koristite po principu mjesečnog iznajmljivanja, aplikaciju možete testirati. Kao testni korisnik imate slijedeća ograničenja:     

• Ne možete ažurirati šifarnike:     
• • Matični podaci zaposlenika     
  • Radna mjesta     
  • Kvalifikacija zaposlenika    
• Podaci koje unesete kao testni korisnik, ostaju dostupni samo onoliko dugo koliko ste prijavljeni na aplikaciju, a maksimalno jedan dan nakon prijave (ukoliko se ne odjavite).     

Korisnička prijava za testnog korisnika je:     

• User                  test 
• Password        testtest     

Ako nakon testiranja aplikacije, želite postati registrovan korisnik, i koristili aplikaciju u punom obimu potrebno kontaktirajte nas.     

Mjesečna cijena iznajmljivanja aplikacije, u punoj funkcionalnosti, je 1 eur po zaposleniku. Znači za npr. 50 zaposlenika, potrebno je uplatiti 50€ za mjesec dana korištenja aplikacije. Ako ste mjesečnu uplatu korištenja aplikacije uplatili za određeni broj zaposlenika, tolko zaposlenika možete i unijeti u šifarnik zaposlenika i za toliko zaposlenika otvoriti korisničke prijave. Uplata za određeni broj zaposlenika se naknadno može mijenjati. Ako prestanete sa uplatama za iznajmljivanje aplikacije, podaci koje ste unijeli, će Vam biti dostupni tri naredna mjeseca, ali unos novih podataka ili izmjenu postojećih, nećete moći raditi. Nakon tri mjeseca, neplaćanja najma aplikacije, bit ćete obavješteni da će podaci koje ste unijeli biti izbrisani. Većinu podataka koje unesete u aplikaciju možete preuzetu html formatu, i sačuvati kao html ili kao Excel dokument.